Pengurusan Fail Dan Rekod Kerajaan

Kepentingan pengurusan fail penggunaan fail ini membolehkan maklumat yang terkandung di dalamnya dikawal dan dicapai dengan cepat dan tepat apabila diperlukan.

Pengurusan fail dan rekod kerajaan. Sehubungan itu satu mekanisma pengurusan fail yang seragam untuk digunapakai di semua jabatan bahagian unit di kementerian perlu diwujudkan. Pengurusan rekod kerajaan yang cekap serta menjadi teras kepada akauntabiliti dan integriti perkhidmatan awam. Namun demikian kebelakangan ini jabatan dan agensi kerajaan didapati tidak lagi memberi perhatian yang sewajarnya kepada pengurusan fail terutamanya kepada kaedah pembukaan dan penutupan fail. Manual sistem fail ini disediakan dengan tujuan membantu pegawai dan kakitangan dalam perkhidmatan kerajaan didalam memastikan pengurusan rekod dilaksanakan dengan teratur dan efisien.

Sistem pengurusan fail dan rekod di upm sistem efile rfid sistem klasifikasi fail am dan fungsian upm mengikut piawaian yang ditetapkan oleh arkib negara malaysia pembangunan sistem rujukan klasifikasi fail am secara berpusat di upm melalui sistem efile rfid. Kepentingan pengurusan fail penggunaan fail ini membolehkan maklumat yang terkandung di dalamnya dikawal dan dicapai dengan cepat dan tepat apabila diperlukan. Adalah diharapkan setiap bahagian dan unit menggunakan panduan ini untuk membuka fail menutup fail serta menggunakan kod klasifikasi yang telah disediakan. Fail mesti diuruskan dengan sistematik mengikut piawaian dan prosedur pengurusan rekod yang ditetapkan oleh jabatan arkib negara.

Kerajaan ketika melaksanakan fungsi fungsi asas dan. Oleh itu rekod yang sahih dan lengkap adalah asas kepada akauntabiliti dan integriti sesebuah jabatan agensi kerajaan. Dalam hal ini bahagian khidmat pengurusan kementerian perumahan dan kerajaan tempatan telah dipertanggungjawabkan untuk menyelaras sistem pengurusan fail di kementerian. Tujuan panduan ini disediakan bertujuan untuk memberi penerangan kepada pejabat.

Keseragaman dan penyelarasan dalam pengurusan rekod kerajaan yang sistematik dan berkesan di samping mempermudahkan capaian maklumat yang tepat dan cepat serta mempertingkatkan penyampaian perkhidmatan kerajaan. Namun demikian kebelakangan ini pejabat awam didapati kurang memberikan perhatian yang sewajarnya kepada pengurusan fail terutamanya kepada kaedah pengendalian fail rasmi. Pengurusan rekod kerajaan yang cekap serta menjadi teras kepada akauntabiliti dan integriti perkhidmatan awam. Sistem pengurusan maklumat dan rekod elektronik membolehkan penyimpanan dan capaian maklumat dan rekod secara maya virtual jabatan dan agensi hendaklah mendapatkan nasihat jabatan arkib negara semasa membangunkan sistem aplikasi berkomputer bagi memastikan rekod elektronik yang diwujudkan diselenggara dan dilupus mengikut piawaian kearkiban.